Metoda kasowa KPiR

Metoda kasowa polega na ujmowaniu w sposób uproszczony wydatków w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów. Jej celem jest uproszczenie rozliczeń prowadzonych przez przedsiębiorcę. Zakłada potrącenie kosztów w roku podatkowym, w którym zostały rzeczywiście poniesione. 

Koszt jest rzeczywiście poniesiony w dniu wystawienia faktury, rachunku bądź innego dowodu księgowego, który stanowi podstawę do ujęcia wydatku jako koszt podstawowy. 

Co ważne metoda kasowa w KPiR nie jest tym samym co metoda kasowa z VAT. Drugi wariant uzależnia moment wykazania podatku należnego u sprzedawcy oraz naliczonego u nabywcy.                 
Nie wszystkie koszty można ująć w KPiR na podstawie metody kasowej. Wyjątek stanowi na przykład wynagrodzenie pracownicze, składki do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych płacone przez pracodawcę, które zawsze uznaje się za koszt w momencie zapłaty.  

Zobacz także czym jest AUDYT

Zmiany w KPiR

Od 8 kwietnia 2016 roku zaczął obowiązywać nowy wzór księgi przychodów i rozchodów. Muszą używać go podatnicy rozpoczynający działalność gospodarczą po wejściu przepisów. Jeśli tego nie zrobią, będą musieli liczyć się z karą grzywny. Natomiast osoby, które kontynuują działalność gospodarczą rozpoczętą przed wprowadzonymi zmianami mogą:
- do końca kwietnia 2016 roku prowadzić KPiR w dotychczasowym wzorze, do 1 stycznia 2017 roku, kiedy będą mieli obowiązek przejścia na nowy wzór księgi przychodów i rozchodów,
- zdecydować się na prowadzenie KPiR zgodnie z nowym wzorem.

Podejrzewa się, że większość podatników zostanie do końca roku przy obowiązującym od 8 kwietnia wzorze. Nowy wzór wybiorą najpewniej podmioty, które ponoszą wydatki związane z działalnością B+R, ponieważ daje im on możliwość wyraźnego wyodrębnienia tych kosztów. Do tego celu posłuży kolumna nr 16, która przed nowelizacją była przeznaczona do wpisywania uwag (teraz jest to kolumna nr 17).

Nie tylko KPiR!

Prowadzenie księgowości w formie KPiR wymaga także prowadzenia dodatkowych ewidencji podatkowych. Aby wywiązań się z wszystkich obowiązków podatkowych, przedsiębiorca oprócz samej KPiR musi prowadzić dodatkowe ewidencje, do których zalicza się:

• Ewidencje środków trwałych,
• Ewidencje wartości niematerialnych i prawnych,
• Ewidencje wynagrodzeń z imiennymi kartami przychodów pracowników,
• Ewidencje sprzedaży VAT (lub ewidencje sprzedaży i zakupu VAT),
• Ewidencje przejazdu pojazdu,
• Ewidencje kupna i sprzedaży wartości dewizowych (obowiązuje kantory),
• Ewidencje pożyczek i rzecz zastawionych (obowiązuje lombardy),
• Książkę kontroli.

Przedsiębiorstwa prowadzące księgowość w formie KPiR mogą prowadzić tylko ewidencje sprzedaży VAT. Dotyczy to tych, którzy nie są podatnikami VAT. Natomiast przedsiębiorcy, którzy rozliczają się z VAT, są zobowiązani do prowadzenia ewidencji zakupu oraz sprzedaży VAT. ZOBACZ TAKŻE: Prowadzenie księgowości w formie KPiR

Prowadzenie KPiR – wybór programu komputerowego

Jak już zostało wspomniane przepisy pozwalają na prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów w formie papierowej lub elektronicznej, za pomocą specjalnych programów komputerowych.

Istnieje wiele programów do księgowania, które różnią się renomą, ceną, funkcjonalnością.
Aby wybrać odpowiedni należy wziąć pod uwagę następujące kwestie:

1). Program powinien być zgodny z obowiązującymi przepisami, a producent powinien gwarantować aktualizację programu w razie wejścia w życie nowych przepisów.
2). Producent powinien gwarantować obsługę posprzedażową, w zakres której wchodzi gwarancja na program, możliwość kontaktu telefonicznego lub mailowego, podręcznik użytkowania, szkolenia w zakresie obsługi oraz serwis.
3). Program powinien umożliwiać łatwe i bezpieczne wykonywanie kopii bezpieczeństwa systemu.
4). Program powinien być przejrzysty i prosty w obsłudze.
5). Program od renomowanej firmy, która zagwarantuje ciągłość jego działania, aby za kilka miesięcy nie okazało się, że producent zniknął z rynku i nie mamy szans na aktualizację systemu.

Prowadzenie księgowości w formie KPiR

Prowadzenie księgi przychodów i rozchodów może odbywać się w formie papierowej lub elektronicznie. Jeżeli przedsiębiorstwo prowadzi KPiR w sposób tradycyjny nie może zapomnieć o:
- założeniu księgi na dzień 1 stycznia każdego roku podatkowego lub na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej,
- zgłoszeniu faktu założenia księgi rachunkowej w ciągu 20 dni do naczelnika urzędu skarbowego.

Przedsiębiorcy, którzy zdecydują się na prowadzenie księgi przychodów i rozchodów w formie elektronicznej, zobowiązani są ponad to do:
- posiadania pisemnej instrukcji obsługi programu,
- przechowywania danych na magnetycznych nośnikach danych, do czasu ich wydruku w sposób chroniący je przed zniekształceniem lub zniszczeniem.

Prowadzący księgowość w formie KPiR są zobowiązani także do tego, by nie później niż do każdego 20 miesiąca za miesiąc poprzedni, sporządzić wydruk zapisów dokonanych w księdze.

Księgowość w małej firmie

Prowadzenie małej firmy to odpowiedzialne zadanie. Dla początkującego przedsiębiorcy jest to ogromne wyzwanie. Lista jego obowiązków stale się powiększa a za każdą decyzję odpowiedzialny jest on sam. Księgowość w małej firmie można prowadzić w sposób uproszczonej księgowości. Do wyboru mamy takie formy jak:

• podatkowa księga przychodów i rozchodów,
  
• karta podatkowa,
• ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.

Każda z form jest przeznaczona dla przedsiębiorców, którzy prowadzą niektóre z form spółek osobowych, jednoosobową działalność gospodarczą i ich przychód za ubiegły rok obrotowy nie przekroczył równowartości kwoty 1,2 mln euro. Księgowość uproszczona jak sama nazwa nam wskazuje nie jest bardzo skomplikowanym procesem. Nie wymaga także zatrudnienia osobnego księgowego bądź biura rachunkowego. Wszystko może być prowadzone przez przedsiębiorce. Samodzielna księgowość jest dobrym sposobem na redukcję kosztów. Należy jedynie pamiętać o systematycznych zapisach. Dodatkowo na rynku istnieje wiele programów finansowo księgowych, które bardzo ułatwiają całą sprawę. Dzięki nim prowadzenie księgowości jest proste.

Uproszczona księgowość


  Zalety:

• prosta w obsłudze,
• tania (nie trzeba zatrudniać specjalistów)
• monitoruje zdarzenia gospodarcze jakie miały miejsce w firmie.

Wady:

• nie jest dostępna dla każdego przedsiębiorcy,
• prowadzenie jej samodzielnie wymaga znajomości aktualnych regulacji prawnych,
• pełną odpowiedzialność za błędy ponosi przedsiębiorca,
• brak możliwości dokonywania szerokich analiz ekonomicznych.

Zasady prowadzenie KPiR.

Przedsiębiorcy, którzy rozliczają się na zasadach ogólnych, są zobowiązani do prowadzenia KPiR (Księgi Przychodów i Rozchodów).

Oto główne zasady jak powinna być prowadzona.

• Po pierwsze przedsiębiorca jest zobowiązany zapisywać w niej codziennie pod koniec dnia, wpisy dotyczące przychodów, wydatków na zakup towarów oraz kosztów ubocznych.
• Wpisy powinny być prowadzone w sposób czytelny, wyraźny i precyzyjny. 
• Powinien być zachowany porządek chronologiczny. Zapewnia to terminowe rozliczenia z Urzędem Skarbowym.
• KPiR trzeba przechowywać w siedzibie firmy, miejscu wykonywania działalności lub biurze rachunkowym. 
• Ważne są terminy, dlatego trzeba ich pilnować. 
• Można prowadzić w formie tradycyjnej (papierowej) lub elektronicznej (przy pomocy odpowiednich programów).
• Wszystkie zasady jej prowadzenie reguluje rozporządzenie Ministra Finansów. 
• Konstrukcja musi odpowiadać standardom określonym przez Ministra Finansów. Powinna mieć 16 kolumn, gdzie każda jest określona do konkretnego zapisu. 

Na podstawie wpisów można określić zobowiązania podatkowe i wyciągnąć wnioski dotyczące prowadzonej działalności. 

 KPiR w 2015 roku!

Podatkowa księga przychodów i rozchodów w 2015 roku

Znany jest już limit, którego przekroczenie spowoduje, że będziemy zobowiązani do prowadzenia ksiąg rachunkowych, czyli pełnej księgowości. Jak wiemy jest ona znacznie trudniejsza i wymaga zatrudnienia księgowej lub biura rachunkowego. 

Na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów w 2015 roku mogą się rozliczać:  

• osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą 
• spółki cywilne osób fizycznych 
• spółki jawne osób fizycznych 
• spółki partnerskie 

 Wszystkie te podmioty mogą się rozliczać za pomocą KPiR tylko wtedy, jeśli ich przychody za 2014 nie przekroczyły 5 010 600 zł. Taki limit na ten rok wyznaczono.  

Kwota ta wynika z ustawy o rachunkowości i wynosi 1 200 000 euro. Po przeliczeniu tego na Polską walutę, według kursu obowiązującego 30 września 2014 roku, daje to kwotę 5 010 600.