Dokumentacja rozwiązanej spółki

Co w sytuacji, gdy spółka zostaje rozwiązana? Kto powinien przechowywać dokumentację zatrudnionych pracowników oraz wszystkie dane spółki?



Wszystkie dokumenty związane z funkcjonowaniem spółki na rynku powinny być przechowywane przez okres nie krótszy niż 5 lat. W przypadku, gdy wspólnicy nie zgadzają się na zabranie ksiąg oraz dokumentów to sąd jest zobowiązany do wyznaczenia osoby, która dopełni tego obowiązku.
Przekazanie dokumentów spółki powinno być potwierdzone protokołem zdawczo-odbiorczym.



Czy można przechowywać dokumentację za granicą?

Tak, ale istotne jest, aby Urząd Skarbowy został o tym poinformowany.
W przypadku kontroli obowiązkiem jest ich udostępnienie – często dokumenty trzeba dostarczyć do siedziby spółki lub innego miejsca na terenie Polski (uzgodnionego wcześniej z kontrolującymi).
KPIR, ewidencje oraz rejestry prowadzone do celów podatkowych należy przechowywać do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego – najczęściej jest to 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
Dokumentacja kadrowa powinna być przechowywana przez okres 5 lat.

Zysk i strata nadzwyczajna

W ramach przypomnienia: sprawdź jak sporządzić sprawozdanie finansowe!

Zysk nadzwyczajny jest powszechnie uważany za skutek trudnych do przewidzenia dla przedsiębiorcy zdarzeń gospodarczych, które mają miejsce poza operacyjną działalnością jednostki i nie wiążą się z ogólnym ryzykiem prowadzenia.

Do zysków nadzwyczajnych zaliczyć możemy:
- odszkodowania za wyrządzone szkody,
- równowartość składników majątkowych dotkniętych zdarzeniami losowymi, które nadają się do dalszego wykorzystania.

Strata nadzwyczajna jest wynikiem zdarzeń losowych, powstających poza zwyczajną działalnością jednostki. Wiążą się z ryzykiem prowadzenia działalności, lecz występują z małą częstotliwością.

Do strat nadzwyczajnych zalicza się skutki:
- zdarzeń losowych,
- zawieszenie lub zaniechanie działalności,
- uprawomocnienie postępowania układowego, naprawczego, ugodowego.

Nie tylko KPiR!

Prowadzenie księgowości w formie KPiR wymaga także prowadzenia dodatkowych ewidencji podatkowych. Aby wywiązań się z wszystkich obowiązków podatkowych, przedsiębiorca oprócz samej KPiR musi prowadzić dodatkowe ewidencje, do których zalicza się:

• Ewidencje środków trwałych,
• Ewidencje wartości niematerialnych i prawnych,
• Ewidencje wynagrodzeń z imiennymi kartami przychodów pracowników,
• Ewidencje sprzedaży VAT (lub ewidencje sprzedaży i zakupu VAT),
• Ewidencje przejazdu pojazdu,
• Ewidencje kupna i sprzedaży wartości dewizowych (obowiązuje kantory),
• Ewidencje pożyczek i rzecz zastawionych (obowiązuje lombardy),
• Książkę kontroli.

Przedsiębiorstwa prowadzące księgowość w formie KPiR mogą prowadzić tylko ewidencje sprzedaży VAT. Dotyczy to tych, którzy nie są podatnikami VAT. Natomiast przedsiębiorcy, którzy rozliczają się z VAT, są zobowiązani do prowadzenia ewidencji zakupu oraz sprzedaży VAT. ZOBACZ TAKŻE: Prowadzenie księgowości w formie KPiR

Prowadzenie księgowości w formie KPiR

Prowadzenie księgi przychodów i rozchodów może odbywać się w formie papierowej lub elektronicznie. Jeżeli przedsiębiorstwo prowadzi KPiR w sposób tradycyjny nie może zapomnieć o:
- założeniu księgi na dzień 1 stycznia każdego roku podatkowego lub na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej,
- zgłoszeniu faktu założenia księgi rachunkowej w ciągu 20 dni do naczelnika urzędu skarbowego.

Przedsiębiorcy, którzy zdecydują się na prowadzenie księgi przychodów i rozchodów w formie elektronicznej, zobowiązani są ponad to do:
- posiadania pisemnej instrukcji obsługi programu,
- przechowywania danych na magnetycznych nośnikach danych, do czasu ich wydruku w sposób chroniący je przed zniekształceniem lub zniszczeniem.

Prowadzący księgowość w formie KPiR są zobowiązani także do tego, by nie później niż do każdego 20 miesiąca za miesiąc poprzedni, sporządzić wydruk zapisów dokonanych w księdze.

Księgowość w małej firmie

Prowadzenie małej firmy to odpowiedzialne zadanie. Dla początkującego przedsiębiorcy jest to ogromne wyzwanie. Lista jego obowiązków stale się powiększa a za każdą decyzję odpowiedzialny jest on sam. Księgowość w małej firmie można prowadzić w sposób uproszczonej księgowości. Do wyboru mamy takie formy jak:

• podatkowa księga przychodów i rozchodów,
  
• karta podatkowa,
• ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.

Każda z form jest przeznaczona dla przedsiębiorców, którzy prowadzą niektóre z form spółek osobowych, jednoosobową działalność gospodarczą i ich przychód za ubiegły rok obrotowy nie przekroczył równowartości kwoty 1,2 mln euro. Księgowość uproszczona jak sama nazwa nam wskazuje nie jest bardzo skomplikowanym procesem. Nie wymaga także zatrudnienia osobnego księgowego bądź biura rachunkowego. Wszystko może być prowadzone przez przedsiębiorce. Samodzielna księgowość jest dobrym sposobem na redukcję kosztów. Należy jedynie pamiętać o systematycznych zapisach. Dodatkowo na rynku istnieje wiele programów finansowo księgowych, które bardzo ułatwiają całą sprawę. Dzięki nim prowadzenie księgowości jest proste.

Uproszczona księgowość


  Zalety:

• prosta w obsłudze,
• tania (nie trzeba zatrudniać specjalistów)
• monitoruje zdarzenia gospodarcze jakie miały miejsce w firmie.

Wady:

• nie jest dostępna dla każdego przedsiębiorcy,
• prowadzenie jej samodzielnie wymaga znajomości aktualnych regulacji prawnych,
• pełną odpowiedzialność za błędy ponosi przedsiębiorca,
• brak możliwości dokonywania szerokich analiz ekonomicznych.