Kiedy zatrudnić księgową?

Każdy przedsiębiorca wie, że prowadzenie księgowości w firmie nie jest prostym zadaniem. Wymaga znajomości wielu zasad i technik. To bardzo czasochłonny proces, który wymaga systematyczności i precyzyjności. Nie każdy, jest w stanie poradzić sobie z tym samodzielnie, dlatego większość biznesmenów kieruje się po pomoc do księgowej. 

Kiedy warto ją zatrudnić?

• Kiedy jesteśmy zmuszeni do prowadzenia ksiąg handlowych. Jest to skomplikowany proces, z którym przedsiębiorca nie znający się na tym może mieć ogromny problem. W takiej sytuacji bardzo przyda nam się pomoc osoby doświadczonej. 
• Jeżeli nasze przedsiębiorstwo bardzo dobrze prosperuje i nie mamy czasu na samodzielną księgowość. Ponadto mamy bardzo dużo innych obowiązków. 
• Zawsze jeżeli nie jesteśmy w stanie samemu sobie z tym poradzić. Jeżeli nie czujemy się pewnie i obawiamy się błędów, warto zastanowić się nad zatrudnieniem fachowej pomocy. Wtedy mamy pewność, że nie będzie żadnych pomyłek.  

Pomoc doświadczonej księgowej to nie tylko brak pomyłek w dokumentach, ale także więcej czasu, który przedsiębiorca może poświęcić na rozwój swojej firmy.

Działalność usługową w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych mogą wykonywać następujące podmioty:
- osoba fizyczna uprawniona do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych,
- niemające osobowości prawnej spółki handlowej oraz wspólnicy spółki cywilnej,
- osoby prawne oraz jednostki nie mające osobowości prawnej, jeżeli powierzają wykonywanie czynności związanych z tą działalnością pracownikom uprawnionym do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Więcej:  Jak dobrze wybrać księgową! 

Dowody księgowe

Pełna księgowość prowadzona jest w formie ksiąg rachunkowych, gdzie ewidencjonowana jest każda operacja gospodarcza mająca miejsce w przedsiębiorstwie. Zgodnie z Ustawą o rachunkowości dokumentami, na których podstawie dokonuje się zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe. Muszą być one rzetelne, kompletne oraz wolne od błędów.

Dowody księgowe muszą zawierać:
- rodzaj dowodu oraz numer identyfikacyjny,
- określenie stron dokonujących operacji gospodarczej,
- opis operacji gospodarczej,
- datę dokonania operacji oraz datę wystawienia dowodu,
- podpis wystawcy dowodu,
- podpis osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
- dekretację dowodu oraz podpis osoby odpowiedzialnej.

Rodzaje dowodów księgowych: 
- dowody zewnętrzne własne - przekazywane są kontrahentowi,
- dowody zewnętrzne obce - otrzymywane są od kontrahentów, 
- dowody wewnętrzne - dotyczą operacji wewnątrz jednostki,
- dowody zbiorcze - służą do dokonania łącznych zapisów kilku dowodów źródłowych, które muszą -- zostać wymienione w dowodzie zbiorczym,
- dowody rozliczeniowe - ujmują dokonane wcześniej zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych,
- dowody zastępcze - wystawiane są do czasu otrzymania dowodu zewnętrznego obcego,
- dowody korygujące - poprawiają poprzednie zapisy.

Dokumenty księgowe? Czym są?

Dokumenty księgowe to pewnego rodzaju dowody. Są one podstawą wszystkich zapisów księgowych. Występuje bardzo wiele ich rodzajów. Dodatkowo aby mógł zostać uznany z dowód księgowy, musi spełniać pewne wymagania. Najważniejsze aby zawierał dane odzwierciedlające dokonaną transakcję gospodarczą.

Do najważniejszych rodzajów dokumentów księgowych można wyróżnić:

• dowody zewnętrzne obce (otrzymane od kontrahentów z zewnątrz),
  
• dowody zewnętrzne własne (wystawione i przekazywane w oryginale kontrahentów, zostały wystawione przez jednostkę),
  
• dowody wewnętrzne (dokumentacja wewnątrz jednostki).
  

Każdy z nich powinien posiadać prawidłowo sporządzony dokument źródłowy. 
Cechy dokumentów księgowych:

• istnieje możliwość stwierdzenia źródła pochodzenia dokumentu,
  
• na jego podstawie można ustalić osobę odpowiedzialną za jej wprowadzenie,
  
• mają one czytelną postać,
  
• musi zawierać opis operacji, którą odzwierciedla,
  
• jasno określać strony transakcji,
  
• określenie dowodu i numeru identyfikacyjnego,
  
• podpis wystawcy oraz osoby, której dany dokument wystawiono,
  
• datę dokonania operacji.
  

Jak prawidłowo przechowywać dokumenty księgowe?

Aby prowadzone przez nas przedsiębiorstwo było dobrze zorganizowane pod kątem księgowym, musimy bardzo się postarać. 

Zgromadzone przez nas w ciągu roku obrotowego dokumenty muszą być obowiązkowo przechowywane przez okres 5 lat.  

Jeśli więc jesteś przedsiębiorcom, masz firmę i samodzielnie prowadzisz w niej księgowość, to pamiętaj o odpowiednim przechowywaniu dokumentów.  

Nie jest to takie proste, ponieważ wszystkie dokumenty muszą być zabezpieczone zarówno przed czynnikami zewnętrznymi i zagrożeniami, jak i przed ingerencją w nie nieuprawnionych osób.  

Dlatego zapamiętaj! 

• Dokumenty przechowuj przez okres 5 lat od zakończenia roku podatkowego 
• Dokumenty muszą być ułożone chronologicznie, zgodnie z numerami KPiR 
• Dokumenty muszą być przechowywane w miejscu suchym i bezpiecznym 

Przechowywanie dokumentów księgowych

Dokumenty księgowe, należy przechowywać w odpowiednich terminach w celu umożliwienia dostępu do nich osobom do tego upoważnionym. Przechowywane dokumenty są dowodem na zaistnienie zdarzeń gospodarczych. Potwierdzają, że coś się wydarzyło.  

Każdy dokument księgowy, niezależnie czy jest to dowód księgowy, księgi rachunkowe czy sprawozdania finansowe należy odpowiednio przechowywać. Muszą być zabezpieczone przed zniszczeniem i chronione przed nieupoważnionymi do nich osobami.  

Dowody księgowe 

Dowody księgowe powinny być przechowywane w siedzibie firmy w odpowiednim porządku. Muszą być to oryginały. Poukładane muszą być w porządku chronologicznym i broszurowane. Można oczywiście przechowywać je na komputerowych nośnikach danych. Jedynym warunkiem jest to, że musimy mieć możliwość wydruku wszystkiego, czego będziemy potrzebowali.  

Księgi rachunkowe  

Większość osób decyduje się na to, aby księgi rachunkowe prowadzić w sposób elektroniczny. W tym przypadku wszystkie dokumenty przechowujemy na nośnikach danych. Zobowiązani jesteśmy do tego, aby posiadać kopie zarówno w formie elektronicznej jak i papierowej. Nośniki danych powinny być sprawdzone i odporne na zagrożenia.  

Zarówno wtedy, gdy przechowujemy dokumenty w formie papierowej, jak i elektronicznej zobowiązani jesteśmy do ich odpowiedniego skatalogowania, aby można było je później łatwo odszukać i zidentyfikować.   

Dokumenty księgowe

Dokumenty księgowe są to dowody, które potwierdzają zaistnienie operacji gospodarczych, których dokonywaliśmy i które ujęte zostały w ewidencji księgowej. Powstają po to, by stanowić dowód i aby później można było na ich podstawie dokonać analizy finansowej przedsiębiorstwa. Gdy będziemy tworzyć sprawozdanie finansowej jest to dla nas bardzo ważne źródło, z którego czerpiemy niezbędne informacje.  

Dokumenty księgowe - z tego względu, że jest ich bardzo dużo - poddaje się kwalifikacji, najczęściej ze względu na jednostkę wystawiającą dokumenty: 

•  Dowody zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom 

Są to przede wszystkim  faktury VAT za sprzedane usługi czy towary.  

• Dowody zewnętrzne obce - przedsiębiorstwo otrzymuje je od swoich kontrahentów 

To głównie faktury VAT za zakupione materiały czy usługi.  

• Dowody wewnętrzne - rejestracja operacji zdarzeń gospodarczych, które wydarzyły się na terenie naszej firmy 

Dokumenty księgowe dzielą się także ze względu na etapy sporządzania: 

• Dokumenty źródłowe - rejestrują to, że operacja gospodarcza została wykonana  

Przykładem mogą być wpłaty do kasy. 

• Dokumenty wtórne - to takie, które zostały wystawione na podstawie dokumentów źródłowych, czyli np. raport kasowy.