Błędy w inwentaryzacji - jak ich uniknąć?

Inwentaryzacja, to mówiąc najprościej wszystkie czynności jakie wykonujemy w celu ustalenia rzeczywistego stanu składników majątkowych i źródeł ich pochodzenia.  

Więcej na temat inwentaryzacji 

 

Podczas dokonywania inwentaryzacji często zdarza się popełniać różnorodne błędy. Wynikają one z wielu niedopatrzeń, lub po prostu z niewiedzy. Warto wystrzegać się pomyłek, ponieważ prowadzą one do nieprawidłowych wniosków.  

Jakie błędy? 

Dokonując inwentaryzacji najczęściej popełniamy błędy w arkuszach spisowych, wprowadzamy do nich niewłaściwe korekty i poprawki. Ponadto często zdarza się, że przebieg inwentaryzacji jest niewłaściwy, pojawiają się błędy w dokumentacji i rozliczeniach.  

Pomyłki te bardzo często wynikają z tego, że inwentaryzacji dokonują niewłaściwe osoby. Zdarza się również, że przeprowadzana jest ona niestaranie i zbyt długo.  

Jak uniknąć błędów? 

Błędów w inwentaryzacji można uniknąć. Przede wszystkim bardzo ważne jest, aby przeprowadzały ją właściwe osoby, a nie np. przypadkowy pracownik. Warto przed podejściem do spisu sprawdzić aktualne przepisy i zasady jakie obowiązują. Nie ukrywajmy nadwyżek i koniecznie sprawdzajmy czy konta i kwoty są zgodne z rzeczywistością. Właściwie wyceniajmy składniki majątku, aby nie było żadnych błędów.  

Inwentaryzacja jest bardzo ważna. Starajmy się nie popełniać w niej błędów.

Terminy inwentaryzacji

Inwentaryzacja to spis wszystkich rzeczowych składników majątku. Dokonuje się ją w różnych terminach. Wszystko zależy od tego, z jakim składnikiem majątku mamy do czynienia. 

Kiedy powinniśmy dokonywać inwentaryzacji? 

Inwentaryzację przeprowadza się zazwyczaj raz w roku, najczęściej na koniec danego roku obrotowego. Są jednak wyjątki. Nie zawsze inwentaryzacji składnika majątkowego dokonuje się raz w raku. Czasami robi się to rzadziej. I tak na przykład. 

a) Raz na 4 lata 

Raz w ciągu czterech lat dokonuje się inwentaryzacji środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie. 

b) Raz na 2 lata 

• towary 
• produkty gotowe                         
• materiały 
• półprodukty 

Wszystkie inne składniki majątku powinniśmy objąć inwentaryzacją raz do roku. Są to wszystkie składniki aktywów, poza tymi, które inwentaryzuje się na ostatni dzień roku obrotowego, czyli: 

• aktywami pieniężnymi 
• papierami wartościowymi ( akcje, bony, obligacje ) 
• materiały i towary odpisywane w koszty w dniu zakupu 
• produkcja w toku 

Za prowadzenie inwentaryzacji i wykonanie jej w odpowiednim terminie odpowiedzialny jest kierownik jednostki. 

Niskocenne środki trwałe

Niskocenne środki trwałe, to takie rzeczowe składniki majątku, których wartość początkowa nie przekracza 3 500 zł. 

Wiele jednostek tak właśnie interpretuje zapisy w ustawie o rachunkowości. Wynika z nich bowiem, że podatnik może nie dokonywać odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych, których wartość początkowa nie przekracza 3,5 tys. zł. Dlatego, przez wielu uważane są one za niskocenne. 

Niskocennych środków trwałych nie trzeba poddawać amortyzacji. Wydatki, które ponieśliśmy na ich nabycie stanowią wtedy koszty uzyskania przychodów w miesiącu, w którym oddajemy je do użytkowania. Jeśli prowadzimy podatkową księgę przychodów i rozchodów, to wartość niskocennego środka trwałego zapisujemy w kolumnie 13, czyli pozostałe wydatki. Wówczas nie trzeba poddawać ich ewidencji.

Inwentaryzacja środków trwałych

Inwentaryzacja są to wszystkie czynności dokonywane przez nas w celu ustalenia faktycznego stanu wszystkich rzeczowych składników majątku. Inwentaryzacji poddawane są m.in. środki trwałe, czyli wszystkie składniki majątku, których okres użytkowania jest mniejszy niż jeden rok.  

Środki trwałe jakie są poddawane inwentaryzacji to przede wszystkim: 

• grunty 
• budynki i lokale 
• urządzenia i maszyny 
• środki transportu 
• nieruchomości 

Środki trwałe inwentaryzuje się w drodze spisu z natury, na koniec każdego roku obrotowego. Wyjątek stanowią środki trwałe, do których dostęp jest utrudniony, czyli np. gruntów. W tym przypadku inwentaryzuje się prowadząc porównanie danych z ksiąg rachunkowych z innymi, odpowiednimi dokumentami.  

Inwentaryzacja środków trwałych uzależniona jest od rodzaju oraz sposobu użytkowania środków trwałych, dlatego: 

1. Raz w roku inwentaryzuje się: 

• maszyny i urządzenia, które wchodzą w skład środków trwałych w budowie 
• środki trwałe, które znajdują się na terenie niestrzeżonym 
• środki trwałe, które są własnością innych jednostek, powierzone im do przechowania, sprzedaży czy przetworzenia ( jednostka ta musi być powiadomiona o wynikach spisu )  

2. Raz na 4 lata inwentaryzuje się: 

• środki trwałe znajdujące się na terenie strzeżonym   

Co to jest inwentaryzacja i czemu służy?

Inwentaryzacja są to najprościej mówiąc wszystkie czynności, jakie wykonujemy w celu ustalenia rzeczywistego stanu składników majątkowych i źródeł ich pochodzenia.  

Polega głównie na ustaleniu faktycznego stanu wszystkich rzeczowych składników majątku za pomocą ich spisu i porównania z stanem, który wynika z ewidencji księgowej. Różnice w stanie składników majątku wynikają zazwyczaj z naturalnych cech przedmiotu, który może się na przykład ulatniać ( gaz ), czy przeterminować ( żywność ). Czasami dzieje się tak, także dlatego, że został dokonany niedokładny pomiar przyjęcia i wydania przedmiotów.  

Inwentaryzację prowadzi się zazwyczaj po to, aby stwierdzić obecność składnika majątkowego w przedsiębiorstwie, oraz wykryć wszystkie nieprawidłowości jakie wystąpiły w czasie spisu.  

Są dwa sposoby na prowadzenie inwentaryzacji. Można prowadzić ją ręcznie, czyli tworzyć papierowy spis z natury na specjalnie do tego przygotowanych formularzach. Nie jest on jednak najlepszym, sposobem. W ten sposób inwentaryzację prowadzi się bardzo długo, a podczas spisów dokonuje się często licznych błędów. O wiele lepiej jest zrobić to komputerowo. Przygotowany został do tego specjalny program do inwentaryzacji, który pozwala na szybkie i sprawne dokonanie całego spisu.  

A co zazwyczaj podlega inwentaryzacji? 

Najczęściej inwentaryzacji poddawane są: 

• środki trwałe: grunty, budynki, lokale, maszyny, urządzenia, środki transportu, inwentarz żywy 
• środki pieniężne: w gotówce i papierach wartościowych 
• towary handlowe 
• surowce 
• materiały i półprodukty 
• opakowania 
• surowce wtórne 
• pozostałe składniki majątkowe 

Inwentaryzację przeprowadza się przynajmniej raz w roku, zazwyczaj na koniec danego roku obrotowego. Za prawidłowe dokonanie inwentaryzacji i wykonanie jej w odpowiednim terminie odpowiedzialny jest kierownik jednostki.   

Likwidacja środka trwałego

Jeśli postanowimy dany środek trwały zlikwidować, to jesteśmy zobowiązani do tego, aby sporządzić dowód księgowy na specjalnym druku LT ( Likwidacja środka trwałego ).

Dokument ten służy wycofaniu z ewidencji aktywów rzeczowych firmy i zawiera następujące dane: 

• numer dowodu 
• datę wystawienia dokumentu  
• nazwę jednostki, w której wystawiamy dowód Likwidacji środka trwałego  
• nazwę środka trwałego  
• numer inwentarzowy likwidowanego środka trwałego  
• przyczynę wycofania środka trwałego  
• sposób likwidacji środka trwałego  
• podpisy członków komisji likwidacyjnej 
• podpis kierownika jednostki 
• podpis księgowego    

Ewidencja środków trwałych

Z ustawy o rachunkowości wynika, że każdy przedsiębiorca powinien prowadzić ewidencję środków trwałych. Ewidencja ta powinna zawierać: 

• Liczbę porządkową 
• Datę nabycia 
• Datę przyjęcia środka trwałego do użytkowania  
• Dokument, który stwierdzać będzie nabycie środka trwałego 
• Określenie środka trwałego  
• Symbol Klasyfikacji Środków Trwałych 
• Wartość początkową 
• Zaktualizowaną wartość początkową 
• Stawkę amortyzacji  
• Datę likwidacji oraz jej przyczynę 

Jeśli nie dokonamy ewidencji środka trwałego, dokonywane odpisy amortyzacyjne nie będą stanowić kosztów uzyskania przychodu!

Metody amortyzacji

Jak już wiemy amortyzacja jest to wyrażone w pieniądzu zużycie środka trwałego. Przepisy wyróżniają kilka metod amortyzacji, a są to następujące: 

• Metoda amortyzacji liniowa  

Polega ona ta tym, że dokonujemy równomiernych odpisów amortyzacji od początkowej wartości środka trwałego. Amortyzację rozpoczynamy w kolejnym miesiącu po miesiącu, w którym dany środek trwały został wpisany do ewidencji, a kończymy wtedy, kiedy nastąpi zrównanie odpisów amortyzacyjnych z wartością początkową, lub gdy środek trwały zostanie zlikwidowany. Metoda amortyzacji liniowa jest to zdecydowanie najprostszą z metod. Wszystkie stawki amortyzacji są ustalane na podstawie Klasyfikacji Środków Trwałych.  

• Metoda amortyzacji progresywna  

Metoda amortyzacji progresywna polega na tym, że kwota odpisów amortyzacyjnych zwiększa się wraz z upływem okresu eksploatacji. Dzieje się tak, ponieważ zakładamy, że im coś jest starsze, tym wymaga większych nakładów, ponieważ wymaga remontów. Jest najrzadziej wybieraną metodą. 

• Metoda amortyzacji degresywna  

Metoda ta zakłada, że wraz z upływem czasu maleje użyteczność środka trwałego. Podobnie jak przy amortyzacji liniowej stawki ustala się w oparciu o Klasyfikację Środków Trwałych. Metodę tą można stosować tylko do niektórych grup KŚT – 3, 4, 5, 6, 8. ( Patrz, klasyfikacja środków trwałych )

• Metoda amortyzacji jednorazowa 

Jest to amortyzacja, która nie jest przeznaczona dla każdego. Mogą z niej korzystać tylko niektórzy przedsiębiorcy. A są to: 

- Podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych i prawnych , którzy rozpoczęli prowadzić swoją działalność gospodarczą w 2013 roku. Mogą oni dokonywać odpisów amortyzacyjnych tylko do wysokości 50 000 euro. 

- Podatnik, który nie przekroczył 1 200 000 euro przychodów ze sprzedaży.  

Tej amortyzacji podlegają tylko środki trwałe zaliczane do grup 3 – 8 ( Patrz, klasyfikacja środków trwałych )