Błędy w inwentaryzacji - jak ich uniknąć?

Inwentaryzacja, to mówiąc najprościej wszystkie czynności jakie wykonujemy w celu ustalenia rzeczywistego stanu składników majątkowych i źródeł ich pochodzenia.  

Więcej na temat inwentaryzacji 

 

Podczas dokonywania inwentaryzacji często zdarza się popełniać różnorodne błędy. Wynikają one z wielu niedopatrzeń, lub po prostu z niewiedzy. Warto wystrzegać się pomyłek, ponieważ prowadzą one do nieprawidłowych wniosków.  

Jakie błędy? 

Dokonując inwentaryzacji najczęściej popełniamy błędy w arkuszach spisowych, wprowadzamy do nich niewłaściwe korekty i poprawki. Ponadto często zdarza się, że przebieg inwentaryzacji jest niewłaściwy, pojawiają się błędy w dokumentacji i rozliczeniach.  

Pomyłki te bardzo często wynikają z tego, że inwentaryzacji dokonują niewłaściwe osoby. Zdarza się również, że przeprowadzana jest ona niestaranie i zbyt długo.  

Jak uniknąć błędów? 

Błędów w inwentaryzacji można uniknąć. Przede wszystkim bardzo ważne jest, aby przeprowadzały ją właściwe osoby, a nie np. przypadkowy pracownik. Warto przed podejściem do spisu sprawdzić aktualne przepisy i zasady jakie obowiązują. Nie ukrywajmy nadwyżek i koniecznie sprawdzajmy czy konta i kwoty są zgodne z rzeczywistością. Właściwie wyceniajmy składniki majątku, aby nie było żadnych błędów.  

Inwentaryzacja jest bardzo ważna. Starajmy się nie popełniać w niej błędów.

Terminy inwentaryzacji

Inwentaryzacja to spis wszystkich rzeczowych składników majątku. Dokonuje się ją w różnych terminach. Wszystko zależy od tego, z jakim składnikiem majątku mamy do czynienia. 

Kiedy powinniśmy dokonywać inwentaryzacji? 

Inwentaryzację przeprowadza się zazwyczaj raz w roku, najczęściej na koniec danego roku obrotowego. Są jednak wyjątki. Nie zawsze inwentaryzacji składnika majątkowego dokonuje się raz w raku. Czasami robi się to rzadziej. I tak na przykład. 

a) Raz na 4 lata 

Raz w ciągu czterech lat dokonuje się inwentaryzacji środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie. 

b) Raz na 2 lata 

• towary 
• produkty gotowe                         
• materiały 
• półprodukty 

Wszystkie inne składniki majątku powinniśmy objąć inwentaryzacją raz do roku. Są to wszystkie składniki aktywów, poza tymi, które inwentaryzuje się na ostatni dzień roku obrotowego, czyli: 

• aktywami pieniężnymi 
• papierami wartościowymi ( akcje, bony, obligacje ) 
• materiały i towary odpisywane w koszty w dniu zakupu 
• produkcja w toku 

Za prowadzenie inwentaryzacji i wykonanie jej w odpowiednim terminie odpowiedzialny jest kierownik jednostki. 

Co to jest inwentaryzacja i czemu służy?

Inwentaryzacja są to najprościej mówiąc wszystkie czynności, jakie wykonujemy w celu ustalenia rzeczywistego stanu składników majątkowych i źródeł ich pochodzenia.  

Polega głównie na ustaleniu faktycznego stanu wszystkich rzeczowych składników majątku za pomocą ich spisu i porównania z stanem, który wynika z ewidencji księgowej. Różnice w stanie składników majątku wynikają zazwyczaj z naturalnych cech przedmiotu, który może się na przykład ulatniać ( gaz ), czy przeterminować ( żywność ). Czasami dzieje się tak, także dlatego, że został dokonany niedokładny pomiar przyjęcia i wydania przedmiotów.  

Inwentaryzację prowadzi się zazwyczaj po to, aby stwierdzić obecność składnika majątkowego w przedsiębiorstwie, oraz wykryć wszystkie nieprawidłowości jakie wystąpiły w czasie spisu.  

Są dwa sposoby na prowadzenie inwentaryzacji. Można prowadzić ją ręcznie, czyli tworzyć papierowy spis z natury na specjalnie do tego przygotowanych formularzach. Nie jest on jednak najlepszym, sposobem. W ten sposób inwentaryzację prowadzi się bardzo długo, a podczas spisów dokonuje się często licznych błędów. O wiele lepiej jest zrobić to komputerowo. Przygotowany został do tego specjalny program do inwentaryzacji, który pozwala na szybkie i sprawne dokonanie całego spisu.  

A co zazwyczaj podlega inwentaryzacji? 

Najczęściej inwentaryzacji poddawane są: 

• środki trwałe: grunty, budynki, lokale, maszyny, urządzenia, środki transportu, inwentarz żywy 
• środki pieniężne: w gotówce i papierach wartościowych 
• towary handlowe 
• surowce 
• materiały i półprodukty 
• opakowania 
• surowce wtórne 
• pozostałe składniki majątkowe 

Inwentaryzację przeprowadza się przynajmniej raz w roku, zazwyczaj na koniec danego roku obrotowego. Za prawidłowe dokonanie inwentaryzacji i wykonanie jej w odpowiednim terminie odpowiedzialny jest kierownik jednostki.   

Aktywa i pasywa

Aktywa  

Aktywa jest to ogół składników majątku, którymi w określonym czasie rozporządza jednostka prowadząca działalność gospodarczą.  

 Aktywa dzielą się na:

Pasywa  

Pasywa są to znajdujące się w dyspozycji przedsiębiorstwa kapitałów, które stanowią źródła sfinansowania aktywów. 

Pozycje pasywów ujęte są w określonej logicznej kolejności i łączone w grupy o bardzo podobnej treści ekonomicznej.  

Wyróżnia się następujące podstawowe pozycje pasywów: 

• kapitał własny 
• rezerwy 
• zobowiązania długoterminowe 
• zobowiązania krótkoterminowe 
• fundusze specjalne 
• rozliczenia międzyokresowe kosztów 
• przychody okresów przyszłych

Amortyzacja środków trwałych

Amortyzacja jest to wyrażone w pieniądzu zużycie środków trwałych, a środki trwałe są to wszystkie rzeczowe składniki majątku, których okres użytkowania jest dłuższy niż rok.  

Rozpoczęcie amortyzacji powinno nastąpić z chwilą przyjęcia używania środka trwałego, a zakończenie z chwilą zrównania wartości odpisów amortyzacyjnych lub przeznaczenia środka trwałego do likwidacji, sprzedaży.  

Co może podlegać amortyzacji? 

Amortyzacji podlegają środki trwałe o niskiej wartości, czyli niższej niż 3 500 zł.  

Co nigdy nie podlega amortyzacji? 

Amortyzacji nie podlegają: 

• grunty i prawa ich wieczystego użytkowania 
• dzieła sztuki 
• eksponaty muzealne 
• budynki mieszkalne lub lokale przeznaczone do prowadzenia działalności gospodarczej 
• składniki majątku, które nie są używane na skutek zwieszenia wykonywania działalności gospodarczej