Inwentaryzacja są to najprościej mówiąc wszystkie czynności, jakie wykonujemy w celu ustalenia rzeczywistego stanu składników majątkowych i źródeł ich pochodzenia.
Polega głównie na ustaleniu faktycznego stanu wszystkich rzeczowych składników majątku za pomocą ich spisu i porównania z stanem, który wynika z ewidencji księgowej. Różnice w stanie składników majątku wynikają zazwyczaj z naturalnych cech przedmiotu, który może się na przykład ulatniać ( gaz ), czy przeterminować ( żywność ). Czasami dzieje się tak, także dlatego, że został dokonany niedokładny pomiar przyjęcia i wydania przedmiotów.
Inwentaryzację prowadzi się zazwyczaj po to, aby stwierdzić obecność składnika majątkowego w przedsiębiorstwie, oraz wykryć wszystkie nieprawidłowości jakie wystąpiły w czasie spisu.
Są dwa sposoby na prowadzenie inwentaryzacji. Można prowadzić ją ręcznie, czyli tworzyć papierowy spis z natury na specjalnie do tego przygotowanych formularzach. Nie jest on jednak najlepszym, sposobem. W ten sposób inwentaryzację prowadzi się bardzo długo, a podczas spisów dokonuje się często licznych błędów. O wiele lepiej jest zrobić to komputerowo. Przygotowany został do tego specjalny program do inwentaryzacji, który pozwala na szybkie i sprawne dokonanie całego spisu.
A co zazwyczaj podlega inwentaryzacji?
Najczęściej inwentaryzacji poddawane są:
- środki trwałe: grunty, budynki, lokale, maszyny, urządzenia, środki transportu, inwentarz żywy
- środki pieniężne: w gotówce i papierach wartościowych
- towary handlowe
- surowce
- materiały i półprodukty
- opakowania
- surowce wtórne
- pozostałe składniki majątkowe
Inwentaryzację przeprowadza się przynajmniej raz w roku, zazwyczaj na koniec danego roku obrotowego. Za prawidłowe dokonanie inwentaryzacji i wykonanie jej w odpowiednim terminie odpowiedzialny jest kierownik jednostki.
