Błędy w inwentaryzacji - jak ich uniknąć?

Inwentaryzacja, to mówiąc najprościej wszystkie czynności jakie wykonujemy w celu ustalenia rzeczywistego stanu składników majątkowych i źródeł ich pochodzenia.  

Więcej na temat inwentaryzacji 

 

Podczas dokonywania inwentaryzacji często zdarza się popełniać różnorodne błędy. Wynikają one z wielu niedopatrzeń, lub po prostu z niewiedzy. Warto wystrzegać się pomyłek, ponieważ prowadzą one do nieprawidłowych wniosków.  

Jakie błędy? 

Dokonując inwentaryzacji najczęściej popełniamy błędy w arkuszach spisowych, wprowadzamy do nich niewłaściwe korekty i poprawki. Ponadto często zdarza się, że przebieg inwentaryzacji jest niewłaściwy, pojawiają się błędy w dokumentacji i rozliczeniach.  

Pomyłki te bardzo często wynikają z tego, że inwentaryzacji dokonują niewłaściwe osoby. Zdarza się również, że przeprowadzana jest ona niestaranie i zbyt długo.  

Jak uniknąć błędów? 

Błędów w inwentaryzacji można uniknąć. Przede wszystkim bardzo ważne jest, aby przeprowadzały ją właściwe osoby, a nie np. przypadkowy pracownik. Warto przed podejściem do spisu sprawdzić aktualne przepisy i zasady jakie obowiązują. Nie ukrywajmy nadwyżek i koniecznie sprawdzajmy czy konta i kwoty są zgodne z rzeczywistością. Właściwie wyceniajmy składniki majątku, aby nie było żadnych błędów.  

Inwentaryzacja jest bardzo ważna. Starajmy się nie popełniać w niej błędów.

Terminy inwentaryzacji

Inwentaryzacja to spis wszystkich rzeczowych składników majątku. Dokonuje się ją w różnych terminach. Wszystko zależy od tego, z jakim składnikiem majątku mamy do czynienia. 

Kiedy powinniśmy dokonywać inwentaryzacji? 

Inwentaryzację przeprowadza się zazwyczaj raz w roku, najczęściej na koniec danego roku obrotowego. Są jednak wyjątki. Nie zawsze inwentaryzacji składnika majątkowego dokonuje się raz w raku. Czasami robi się to rzadziej. I tak na przykład. 

a) Raz na 4 lata 

Raz w ciągu czterech lat dokonuje się inwentaryzacji środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie. 

b) Raz na 2 lata 

• towary 
• produkty gotowe                         
• materiały 
• półprodukty 

Wszystkie inne składniki majątku powinniśmy objąć inwentaryzacją raz do roku. Są to wszystkie składniki aktywów, poza tymi, które inwentaryzuje się na ostatni dzień roku obrotowego, czyli: 

• aktywami pieniężnymi 
• papierami wartościowymi ( akcje, bony, obligacje ) 
• materiały i towary odpisywane w koszty w dniu zakupu 
• produkcja w toku 

Za prowadzenie inwentaryzacji i wykonanie jej w odpowiednim terminie odpowiedzialny jest kierownik jednostki. 

Inwentaryzacja środków trwałych

Inwentaryzacja są to wszystkie czynności dokonywane przez nas w celu ustalenia faktycznego stanu wszystkich rzeczowych składników majątku. Inwentaryzacji poddawane są m.in. środki trwałe, czyli wszystkie składniki majątku, których okres użytkowania jest mniejszy niż jeden rok.  

Środki trwałe jakie są poddawane inwentaryzacji to przede wszystkim: 

• grunty 
• budynki i lokale 
• urządzenia i maszyny 
• środki transportu 
• nieruchomości 

Środki trwałe inwentaryzuje się w drodze spisu z natury, na koniec każdego roku obrotowego. Wyjątek stanowią środki trwałe, do których dostęp jest utrudniony, czyli np. gruntów. W tym przypadku inwentaryzuje się prowadząc porównanie danych z ksiąg rachunkowych z innymi, odpowiednimi dokumentami.  

Inwentaryzacja środków trwałych uzależniona jest od rodzaju oraz sposobu użytkowania środków trwałych, dlatego: 

1. Raz w roku inwentaryzuje się: 

• maszyny i urządzenia, które wchodzą w skład środków trwałych w budowie 
• środki trwałe, które znajdują się na terenie niestrzeżonym 
• środki trwałe, które są własnością innych jednostek, powierzone im do przechowania, sprzedaży czy przetworzenia ( jednostka ta musi być powiadomiona o wynikach spisu )  

2. Raz na 4 lata inwentaryzuje się: 

• środki trwałe znajdujące się na terenie strzeżonym   

Co to jest inwentaryzacja i czemu służy?

Inwentaryzacja są to najprościej mówiąc wszystkie czynności, jakie wykonujemy w celu ustalenia rzeczywistego stanu składników majątkowych i źródeł ich pochodzenia.  

Polega głównie na ustaleniu faktycznego stanu wszystkich rzeczowych składników majątku za pomocą ich spisu i porównania z stanem, który wynika z ewidencji księgowej. Różnice w stanie składników majątku wynikają zazwyczaj z naturalnych cech przedmiotu, który może się na przykład ulatniać ( gaz ), czy przeterminować ( żywność ). Czasami dzieje się tak, także dlatego, że został dokonany niedokładny pomiar przyjęcia i wydania przedmiotów.  

Inwentaryzację prowadzi się zazwyczaj po to, aby stwierdzić obecność składnika majątkowego w przedsiębiorstwie, oraz wykryć wszystkie nieprawidłowości jakie wystąpiły w czasie spisu.  

Są dwa sposoby na prowadzenie inwentaryzacji. Można prowadzić ją ręcznie, czyli tworzyć papierowy spis z natury na specjalnie do tego przygotowanych formularzach. Nie jest on jednak najlepszym, sposobem. W ten sposób inwentaryzację prowadzi się bardzo długo, a podczas spisów dokonuje się często licznych błędów. O wiele lepiej jest zrobić to komputerowo. Przygotowany został do tego specjalny program do inwentaryzacji, który pozwala na szybkie i sprawne dokonanie całego spisu.  

A co zazwyczaj podlega inwentaryzacji? 

Najczęściej inwentaryzacji poddawane są: 

• środki trwałe: grunty, budynki, lokale, maszyny, urządzenia, środki transportu, inwentarz żywy 
• środki pieniężne: w gotówce i papierach wartościowych 
• towary handlowe 
• surowce 
• materiały i półprodukty 
• opakowania 
• surowce wtórne 
• pozostałe składniki majątkowe 

Inwentaryzację przeprowadza się przynajmniej raz w roku, zazwyczaj na koniec danego roku obrotowego. Za prawidłowe dokonanie inwentaryzacji i wykonanie jej w odpowiednim terminie odpowiedzialny jest kierownik jednostki.