Dokumentacja księgowa firmy

W ramach przypomnienia: ROK OBROTOWY.

Każdy przedsiębiorca prowadzący własną działalność gospodarczą zdaje sobie sprawę, że podstawowym fundamentem na rozwój firmy jest dobrze prowadzona księgowość w firmie. Wszystkie wykonane operacje gospodarcze w firmie muszą mieć potwierdzenie dokumentalne. Taka dokumentacja, która podlega księgowaniu, nosi nazwę dowodów księgowych.

Dokumentację księgową możemy podzielić na:
- dokumenty własne: wystawione przez jednostkę w której zostaną za ewidencjonowane bez względu na ich przeznaczenie,
- dokumenty obce: sporządzone przez osoby zewnętrzne i dostarczenie jednostce, dla której staną się podmiotem ewidencji.

Dokumenty księgowe można sklasyfikować również na:
- dokumenty zbiorcze: ich zakres jest obszerny i dotyczy dowodów źródłowych (jest to: raport kasowy ujmujący dowody wpłat i wypłat gotówki, polecenia księgowania),
- dokumenty korygujące: mają na celu skorygowanie błędnych zapisów np. noty księgowe, faktury korygujące VAT,
- dokumenty zastępcze: są zastępowane na czas nadejścia właściwych dokumentów, są wystawiane przez osobę zajmującą się księgowością.

Które dokumenty musisz bezwarunkowo trzymać?
- księgi podatkowe (dla pełnej księgowości – księgi rachunkowe, dla uproszczonej: PKPiR),
- rejestry,
- sprawozdania finansowe,
- ewidencje,
- dokumenty inwentaryzacyjne,
- dowody księgowe,
- sprawozdania finansowe,
- dowody transakcji, np. faktury,
- korekty,
- duplikaty.

Dokumentacja księgowa powinna być uporządkowana w sposób chronologiczny oraz odpowiednio uporządkowana, aby w łatwy i szybki sposób w razie potrzeby można było je znaleźć. Pod żadnym pozorem dokumentacji księgowej nie można wyrzucić, gdyż w razie kontroli skarbowej stanowi podstawowe źródło informacji.