Zazwyczaj przedsiębiorcy posługują się fakturami VAT - jest to jeden z najpopularniejszych dowodów księgowych. W niektórych przypadkach, przydatnym rozwiązaniem może okazać się użycie faktury pro forma - która spełnia zupełnie inną funkcję niż faktura VAT.
Te dwie faktury mają bardzo podobny wygląd - różnią się głównie tytułem. Trzeba jednak zdać sobie sprawę z tego, że faktura pro forma nie jest dowodem księgowym. Na jej podstawie nie można jeszcze żądać uiszczenia opłaty, za jej pomocą nie rejestruje się też wykonanych transakcji.
Przedsiębiorcy używają tej formy dokumentu w różnych celach. Często jest wykorzystywana przy nawiązywaniu nowych relacji biznesowych po to, by przedstawić ofertę kontrahentowi. Otrzymując fakturę pro forma, można zorientować się w rodzaju i cenie poszczególnych usług. Dzięki temu można otrzymać klarowną informację na temat ewentualnej współpracy i jej przebiegu.
Wysłanie takiej faktury może być też dobrym sposobem na przypomnienie o zbliżającym się terminie spłaty zobowiązań. W takim przypadku wystawia się ją na kilka dni przed wystawieniem faktury VAT. Wystawiona po terminie zapłaty, faktura pro forma może być formą ponaglenia.
Trzeba pamiętać, że oprócz faktury pro forma, konieczne jest wystawienie właściwej faktury VAT po sfinalizowaniu transakcji.
