Prowadząc własną działalność gospodarczą, można niejednokrotnie spotkać się z pojęciem noty księgowej. Najczęściej pojawiają się one w kwestii podpisywania umów dotacyjnych, jak również regulowania składek członkowskich.
Nota księgowa jest dokumentem, który znajduje zastosowanie w trakcie przeprowadzania rozliczeń pomiędzy partnerami. Celem jej wystawienia jest obowiązek dokumentowania operacji, które nie posiadają żadnych innych sposobów dokumentacji.
Aby nota księgowa mogła pełnić funkcję podstawy zapisów w księgach rachunkowych, musi zawierać elementy takie, jak:
- rodzaj dowodu, a także jego numer identyfikacyjny,
- dane stron przeprowadzających dane rozliczenia tj. ich nazwy, adresy itd.
- opis wraz z wartością zawieranej operacji,
- datę przeprowadzenia operacji,
- podpisy dostawcy i odbiorcy aktywów,
- zakwalifikowanie dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych.
Wszelkie zasady wystawiania noty księgowej, jak również jej wzory, nie są określone w żadnym przepisie prawnym. Ważne jest, aby pamiętać o tym, że notę księgową należy sporządzić w dwóch egzemplarzach, z których oryginał zostaje dla odbiorcy, a kopia dla wystawcy.
