Pełna księgowość prowadzona jest w formie ksiąg rachunkowych, gdzie ewidencjonowana jest każda operacja gospodarcza mająca miejsce w przedsiębiorstwie. Zgodnie z Ustawą o rachunkowości dokumentami, na których podstawie dokonuje się zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe. Muszą być one rzetelne, kompletne oraz wolne od błędów.
Dowody księgowe muszą zawierać:
- rodzaj dowodu oraz numer identyfikacyjny,
- określenie stron dokonujących operacji gospodarczej,
- opis operacji gospodarczej,
- datę dokonania operacji oraz datę wystawienia dowodu,
- podpis wystawcy dowodu,
- podpis osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
- dekretację dowodu oraz podpis osoby odpowiedzialnej.
Rodzaje dowodów księgowych:
- dowody zewnętrzne własne - przekazywane są kontrahentowi,
- dowody zewnętrzne obce - otrzymywane są od kontrahentów,
- dowody wewnętrzne - dotyczą operacji wewnątrz jednostki,
- dowody zbiorcze - służą do dokonania łącznych zapisów kilku dowodów źródłowych, które muszą -- zostać wymienione w dowodzie zbiorczym,
- dowody rozliczeniowe - ujmują dokonane wcześniej zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych,
- dowody zastępcze - wystawiane są do czasu otrzymania dowodu zewnętrznego obcego,
- dowody korygujące - poprawiają poprzednie zapisy.
