Od 2011 roku mamy możliwość posługiwania się e-fakturami. Od tej chwili wystarczy mieć dostęp do sieci internetowej, aby zapłacić czy wysłać rachunek. Jest to duże ułatwienie dla księgowych, którzy nie muszą już posiadać dużej ilości dokumentów, w których bardzo łatwo jest się pogubić.
Dokument taki powinien mieć rozszerzenie DOC, PDF lub CSV. Wysłane mogą zostać poprzez email.
Stosowanie e-faktur posiada wiele zalet:
- oszczędność
- bezpieczeństwo
- terminowość wysyłki
- szybkość
- wygoda przechowywania
Niezależnie od formy dokumentu (elektroniczna bądź papierowa) każdy trzeba przechowywać.
Jak archiwizować elektroniczne faktury ?
- Zarówno wystawca i odbiorca mają obowiązek posiadać je w niezmienionej formie.
- Muszą być podzielone na okresy rozliczeniowe.
- Ich odszukanie ma być łatwe i szybkie.
- Same faktury mają być czytelne i mieć autentyczne pochodzenie.
- Łatwy dostęp do nich powinien mieć organ podatkowy lub organ kontroli podatkowej.
- Forma archiwizacji jest dowolna. Wolno je przechowywać na dysku lub w bazie danych na serwisie pocztowym. Jeżeli chodzi o podział, także jest dowolny. Można je segregować ze względu na daty, klientów itp..
- Powinny posiadać kopię zapasową.
- Muszą być integralne, czyli mieć brak możliwości ingerowania w treść.